Het is een veelgehoorde klacht over collega’s, vrienden en familie. Hij of zij kan niet tegen kritiek. Zelfs op opbouwende opmerkingen reageren ze opgefokt. Ik hoor deze klacht zo vaak, dat ik vermoed dat er iets anders aan de hand is. Het probleem is niet dat we niet tegen kritiek kunnen, maar dat we niet weten hoe we feedback moeten geven.
De hele dag door geven en krijgen we (ongevraagd) kritiek en feedback. In huiselijke kring (Waarom heb je de vaatwasser niet aangezet, lamlul?), op het werk (Jouw rapportages zijn te vaag), bij je vrienden en familie (Waarom moet ik jou altijd bellen en bel je mij nooit?) en bij wildvreemden op straat (Uw rollator ontvelt mijn achillespezen).
Vaak wordt gezegd dat mensen “niet tegen kritiek kunnen”, maar het tegendeel is waar. Veel mensen kunnen geen kritiek of feedback geven. In deze ultieme handleiding leer je hoe je kritiek kunt geven, zonder dat mensen boos op je worden.
Stap 1. Besef dat JIJ een probleem hebt en dat ook zo moet verwoorden
We geven om maar één reden kritiek: iemand heeft iets gedaan en we willen dat hij/zij dat niet meer of anders doet. Daarom landt kritiek beter als je vanuit jezelf beredeneert en niet de ander aanvalt of afkraakt.
Zeg dus niet:
Jouw rapportages zijn te vaag.
Maar wel:
Ik vind het moeilijk om jouw rapportages te begrijpen.
Dat is namelijk het probleem; JIJ begrijpt de rapportage niet. En dat kan best liggen aan de enorm slechte taalvaardigheid van je collega, maar op deze manier is hij/zij eerder geneigd om te luisteren en kunnen jullie samen een manier bedenken om de rapportages duidelijker te maken.
Zeg dus niet:
Waarom heb je de vaatwasser niet uitgeruimd, lamlul.
Maar wel:
Ik heb het gevoel dat het grootste gedeelte van het huishouden op mijn schouders neerkomt.
De boodschap is hetzelfde, maar komt een stuk prettiger over. Je feedback wordt nog beter en duidelijker door direct over te schakelen naar stap 2.
Stap 2. Praat direct over een oplossing
“Ik vind het moeilijk om jouw rapportages te begrijpen” is een duidelijke boodschap, maar geen echte feedback. Daarom neem je bij feedback direct de oplossing voor je probleem mee.
Leg uit wat je anders wilt hebben, en waarom.
“Ik vind het moeilijk om jouw rapportages te begrijpen. Er staat erg veel jargon in, waardoor ik het moeilijk vind om ze te lezen. Zou je me uit willen leggen wat je nu precies bedoelt en in het vervolg minder jargon willen gebruiken? Dan worden je rapportages beter gelezen en wordt het voor mij ook makkelijker om er concreet mee aan de slag te gaan.”
Het is een hele mond vol, met ‘jouw rapportages zijn kut’ ben je sneller klaar, maar nu weet die lastige collega wel wat je van hem wilt en waarom. En op deze manier bereik je daadwerkelijk dat je geen kutrapportages meer hoeft te lezen.
“Ik heb het gevoel dat het grootste gedeelte van het huishouden op mijn schouders neerkomt. Ik zou het heel erg fijn vinden om samen een duidelijke taakverdeling te maken, zodat we ons niet meer hoeven te ergeren aan het huishouden en we beiden weten waar we aan toe zijn.”
Ook al is de klacht (“ik moet altijd de vaatwasser doen”) jouw probleem, het huishouden is jullie gezamenlijke probleem. Gebruik bij gezamenlijke “problemen” (huishouden, opvoeding, familiebezoek, financiën) zoveel mogelijk woorden als wij, samen en ons.
(Maar pas alsjeblieft op voor gruwelopmerkingen als “wij gaan dit samen aanpakken”, dat roept alleen maar ergernis op, en dan landt je feedback alsnog niet.)
Stap 3. Hou je mond en luister
Niemand maakt graag fouten en maar weinig mensen vinden het leuk om aangesproken te worden op hun fouten. Geef na je duidelijke feedback je gesprekspartner dan ook even de tijd om te schrikken en te reageren.
Schieten ze toch in de verdediging? Ga er niet tegenin met laat ze even uitrazen. Luister goed naar wat ze zeggen, want deze input heb je nodig voor stap 4.
Stap 4. Accepteer tegengas
“Mijn taalgebruik is helemaal niet wollig en ik gebruik helemaal niet veel jargon, dat jij te stom bent om mijn rapportages te begrijpen is niet mijn schuld!”
Als iemand zoiets in je gezicht gilt, is het logisch dat jij ook de verdediging in wilt schieten. Onderdruk deze neiging, maar luister en reageer op een kalme toon. Wees ook niet bang om het woord ‘sorry’ te gebruiken (en dan niet op een toontje… SORRY HOOR!) en onthoud je doel; die rapportages moeten anders.
“Sorry, het was niet mijn bedoeling om zo’n heftige reactie bij je uit te lokken. Juist omdat jouw rapportages waardevolle informatie bevatten voor het hele bedrijf, is het belangrijk dat ze goed leesbaar zijn voor iedereen. Ik ben bang dat je rapportages nu zelden tot niet gelezen worden, en dat wil ik graag veranderen.”
Ja, dit is een vrij slijmerige reactie. (Zo belangrijk zijn die rapportages nou ook weer niet!) Maar zo bereik je wel je doel. En daar gaat het om bij feedback geven: verandering bereiken.
Het verschil tussen feedback en zeiken
Sommige mensen denken oprecht dat ze feedback geven, maar zijn eigenlijk gewoon aan het zeiken. Check dus vóór je kritiek levert, of het überhaupt wel waar is. Ruim jij echt al-tijd de vaatwasser uit? Doet je partner echt niets in het huishouden? Of wil je gewoon dat hij/zij meer doet?
Kraakt je schoonmoeder je echt al-tijd af, of denk je zo negatief over haar, dat wat ze ook zegt, je het altijd verkeerd opvat?
Loopt die ene collega echt de kantjes er vanaf, of heb je gewoon te veel tijd over om op hem/haar te letten en je te ergeren aan kleine dingen?
Pas op met ongevraagde kritiek over gevoelige onderwerpen
Ook al gebruik je het bovenstaande stappenplan en vermijd je persoonlijke aanvallen, bij ongevraagde kritiek over gevoelige onderwerpen, doe je het eigenlijk altijd fout. Vraag jezelf daarom het volgende af; hoe zou ik het vinden als iemand dit tegen mij zou zeggen?
Zou jij het fijn vinden als iemand even aan jou uitlegt wat je verkeerd doet in de opvoeding van je kinderen? Zou je het waarderen als iemand ‘opbouwende kritiek’ geeft over je postuur, door uit te leggen dat afvallen echt heel makkelijk is als je goed eet en sport?
Nee?
Hou dan gewoon je mond.
