Je hoort vaak dezelfde adviezen om je productiviteit te verhogen. Twee keer per dag je mail checken bijvoorbeeld in plaats van constant. Misschien doe je dat al lang, of misschien wil je het niet. Daarom zijn hier een aantal andere adviezen voor timemanagement, gestoeld op mijn jarenlange persoonlijke ervaringen.
De todo-lijst
1. Maak een todo-list. Maar in plaats van één lange lijst met alles wat ooit gedaan moet worden, maak je lijsten per week per project.
Zorg dat je op vrijdag al hebt genoteerd wat er de week erna per project moet gebeuren. Is je werk niet in projecten opgedeeld, maak dan zelf een opdeling in onderwerpen.
2. Als een taak week na week op je todo-lijst blijft staan, bedenk dan serieus wanneer je er écht tijd voor hebt en plan het dan in. Dat kan over vier weken zijn. Dan heb je niet de frustratie van het wekelijks doorschuiven van die taak.
3. Raak niet gefrustreerd van tijd die je besteedt aan administratief werk. Niemand vindt het leuk om de administratie bij te werken maar het moet gebeuren. Zet administratieve taken bij je andere taken op je weeklijst, en haal voldoening uit het wegstrepen ervan als je ermee klaar bent.
4. Als iemand je per mail vraagt iets te doen, antwoord dan dezelfde dag nog wanneer je het zult doen. Dat is duidelijk voor de ontvanger, je koopt jezelf tijd en bovendien dwingt het je om de taak in te plannen.
5. Gebruik sterren in je inbox om de mails te markeren waar je nog iets mee moet doen, en stel je mailbox vervolgens zo in dat alle e-mails met een ster bovenaan de rest van de mails staan.
Procrastinatie
7. Accepteer je eigen tekortkomingen. Ik was eerder wel eens gefrustreerd dat ik niet kon schrijven zonder tussendoor afleiding te zoeken. Waarom kon ik me niet 3 uur concentreren op dat ene artikel? Stel jezelf niet de waaromvraag maar zoek naar de manier waarop je het artikel wél kunt schrijven. Als je procrastinatie nodig hebt om het schrijfproces op gang te houden, accepteer dit dan en zie dat je drie uur later toch werk geproduceerd hebt.
8. Procrastinatie kan dus nodig zijn, maar… procrastineer niet voordat je begonnen bent! Maak altijd meteen een begin met de taak die je wilt gaan doen. Zoek de afleiding pas later, als je het nodig hebt. Je hebt dan niet het vervelende gevoel dat je nog niets gedaan hebt die dag.
Succes!
photo credit: Joel Bedford via photopin cc
